Las «cartas credenciales» son un documento dirigido, en términos solemnes y rituales o protocolarios, por el Jefe del Estado acreditante al Jefe del Estado receptor, conteniendo el nombre y títulos de la persona nombrada como embajador y el ruego de que se le considere como representante legítimo del Estado que expide el documento.
Antes de proceder a expedir las cartas credenciales nombrando un embajador o jefe de Misión Diplomática, el Estado acreditante debe solicitar para esta persona concreta el «placet» del Gobierno del Estado receptor, mediante nota verbal o nota firmada a la que se acompaña un breve «currículum» de la persona propuesta. El «placet» es la declaración del Estado receptor de que no tiene inconveniente alguno el nombramiento de una persona como jefe de la Misión Diplomática o embajador.
El artículo 4 del Convenio de Viena establece que el Estado acreditante deberá asegurarse de que la persona que se proponga acreditar como jefe de la Misión ante el Estado receptor ha obtenido el asentimiento de ese Estado. Aunque no es frecuente la denegación del «placet», si esto ocurre, el Estado receptor no está obligado a expresar al Estado acreditante los motivos de su negativa a otorgar el asentimiento.
El acto y documento mediante el cual un Estado comunica a otro la designación de una determinada persona para un concreto puesto diplomático se llama acreditación, que puede ser múltiple si un jefe de Misión se encuentra acreditado en varios países simultáneamente, por razones de economía y proximidad geográfica.
En la ceremonia protocolaria de presentación de «cartas credenciales», se presentan éstas por el embajador al Jefe del Estado receptor y esta entrevista personal determina la acreditación, el inicio de las funciones del jefe de Misión y el orden de precedencia entre el Cuerpo Diplomático acreditado en aquel país, que el artículo 13 del Convenio de Viena permite referir a la presentación de las copias de estilo. Éstas son una transcripción de las «cartas credenciales» que entrega el embajador al ministro de Relaciones Exteriores del Estado receptor antes de la acreditación.
También son provistos de cartas credenciales los embajadores extraordinarios en misión especial y los acreditados ante las organizaciones internacionales.
Las cartas de gabinete son un documento en el que el ministro de Relaciones Exteriores del Estado acreditante comunica el nombramiento -previa petición del «placet»- de un encargado de negocios al ministro correspondiente del Estado receptor.
Las cartas de llamada o cese, o cartas credenciales son un documento solemne en el que el Jefe del Estado acreditante comunica el cese de las funciones de un embajador al Jefe del Estado receptor.
La acreditación de los encargados de negocios ad interim y del resto de los agentes diplomáticos se suele hacer mediante nota verbal o firmada de la Embajada dirigida al Ministerio de Relaciones Exteriores y la de los agregados militares, navales y aéreos puede requerir previamente el asentimiento del Estado receptor.
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